medal users operator file smartphone

Работа над закупками: часто встречаемые ошибки компаний



Эффективная система закупок – важная составляющая успеха любой компании. Чем лучше она функционирует, тем меньше ненужных растрат несет ваш бизнес и тем выше оборот прибыли соответственно. К сожалению, практика показывает, что далеко не все собственники выстраивают работу системы закупок правильно. В этой статье мы разберем самые популярные их ошибки.
Закупки – главная причина всех расходов
Очень распространенный в компаниях взгляд на вещи. Чтобы сократить издержки, руководство зачастую предпринимает шаблонный набор мер: уменьшает численность специалистов по закупкам, что увеличивает их дневную нагрузку, урезает им зарплаты и премии, выделяет меньше средств из бюджета для выполнения поставленных задач.
Фактор риска: Такой подход снижает уровень мотивации сотрудников. А все мы знаем, что при отсутствии мотивации – нет и существенного результата.
Грани ответственности размыты
Бывает и так, что в компании отсутствует четкая программа или план по осуществлению закупок. Персонал попросту не знает, когда нужно приобрести товары и услуги. Крайний случай – отсутствие взаимодействия на уровне отделов. В таком случае планирование закупок осуществляется в отрыве от реальных потребностей компании.
Фактор риска: хаотичная закупочная деятельность провоцирует проблемы в других сегментах работы компании (например, несвоевременные поставки сырья в производственные цеха), что отражается на ее общей эффективности.
Низкая вовлеченность
Отдел закупок часто не привлекают в проекты ИТ, маркетинга и/или логистики на стадии их обсуждения и разработки. В таких случаях его подключают только на этапе утверждения результатов тендера либо согласования контракта.
Фактор риска: специалисты по закупке лучше других способны проанализировать затраты на всех этапах проекта и выработать стратегию для их уменьшения. Отсутствие взаимодействия с ними в данном случае провоцирует рост дополнительных расходов.
Закупки – не приоритет
Еще один часто встречающийся взгляд среди собственников. Многие из них не придают значимости отделу закупок в вопросах развития компании. Ключевыми обычно считаются сегменты продаж, маркетинга, финансов, HR. Закупки в этом списке занимают обычно одно из последних мест.
Фактор риска: при таком раскладе влияние службы закупок на работу компании минимально, хотя результаты ее работы непосредственно влияют на финансовые показатели предприятия.
Согласование закупок занимает много времени
На некоторых предприятиях количество согласующих даже по простым категориям закупок может превышать 10 человек. В итоге времени на то, чтобы вовремя обслужить внутренних клиентов, остается гораздо меньше, закупщикам приходится работать в авральном режиме. А если поставщик еще и захочет пересмотреть первоначально достигнутые договоренности, весь процесс только больше затянется. В отдельных случаях процедура выбора и утверждения поставщика может длиться до 7-9 месяцев.
Фактор риска: падает уровень обслуживания внутренних клиентов, что напрямую отражается на производительности компании, а значит и на ее конечной прибыли.
Отсутствие контроля
Не во всех компаниях работа закупки отслеживается собственниками. Отсутствуют системы KPI и прочие инструменты контроля. Это приводит к понижению продуктивности сотрудников и снижению уровня их мотивации.
Фактор риска: отсутствие контроля также создает условия для мошенничества, что дорого обходится компаниям. Противоправные действия сотрудников, как показывает наш опыт, могут привести к убыткам в размере до 25% годовой прибыли.
Заключение
Если что-то из выше указанного наблюдается в деятельности вашей компании – это верный признак неэффективного функционирования отдела закупок и неэффективного подхода к его организации. Все это влечет за собой торможение прироста прибыли, а то и его снижения, уменьшение продуктивности персонала и накопление прочих внутренних проблем.
Самый эффективный способ исправить ситуацию – провести независимый аудит. С его помощью вы получите целостную картину того, что происходит в вашей системе закупок, а также факторов, замедляющих ее работу. Привлеченные эксперты также разработают комплекс мер по решению накопленных проблем с учетом индивидуальных потребностей вашего бизнеса. Их рекомендации, к слову, позволят укрепить не только один отдел закупок, но и повысят эффективность других сегментов компании.